Documenten waarmerken en vertalen

Wat is een waarmerk?

Een waarmerk is een teken van echtheid of geldigheid. Een gewaarmerkte kopie is een kopie van het origineel en op deze kopie staat ook een waarmerk. Dit waarmerk op een kopie geeft aan dat de inhoud van de kopie hetzelfde is als het origineel. Alleen zo kan een kopie een geldig bewijsstuk zijn.

Gewaarmerkt papieren document?

Dit is het originele papieren document met een waarmerkstempel (inktstempel) en een handtekening of paraaf (bijvoorbeeld een diploma met een waarmerk van de opleidingsinstantie) of een papieren kopie van het originele document met een waarmerk. De waarmerk op de kopie moet zijn gezet door een instantie of organisatie die dat mag doen.

Let op: een apostille vervangt een gewaarmerkte kopie niet. Met een apostille wordt alleen aangetoond dat de handtekening op het document echt is, maar zegt niets over de inhoud van het document. Om die reden wordt een apostille niet geaccepteerd.

Digitaal gewaarmerkt?

Heeft u een digitaal document met een numerieke code of QR-code (echtheidscode), dan spreken we van een digitaal gewaarmerkt document. De code op het document moet altijd  zijn afgegeven door de instantie die ook het document heeft uitgegeven. Met de code moet de echtheid van het document te controleren zijn bij de instantie of organisatie of opleiding die het document heet uitgegeven.

Let op! Andere vormen van digitale verificatie worden niet geaccepteerd. Bevat het document geen (juiste) digitale verificatie, dan moet u het originele document of een gewaarmerkte kopie daarvan per post sturen.

Waar kunt u terecht voor het waarmerken van (kopieën van) documenten?

Dit kan per document verschillen. In onderstaande tabel is per document soort aangegeven waar u terecht kunt voor het waarmerken. Goed om te weten; sommige opleidingen of universiteiten geven bij het originele diploma direct een aantal gewaarmerkte kopieën. Deze zijn geschikt als bewijsstuk bij uw erkenningsaanvraag.

Overzicht wie mag welke documenten waarmerken

Soort document	Waar waarmerken?
Paspoort	Afdeling burgerzaken/gemeente van het land waarvan het paspoort afkomstig is Een in Nederland gevestigde notaris
Diploma en vakkenoverzicht	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd. Een in Nederland gevestigde notaris
Opleidingsprogramma	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland gevestigde notaris
Bevoegdheidsverklaring	Autoriteit waar de registratie heeft plaatsgevonden Een in Nederland gevestigde notaris
Verblijfsdocument	IND-loket Een in Nederland gevestigde notaris
Werkgeversverklaring	Werkgever kan het originele document afgeven Een in Nederland gevestigde notaris kan alleen een kopie waarmerken
Specialismen/vervolgopleidingen	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland gevestigde notaris
Cursussen/trainingen	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland gevestigde notaris
Vertalingen van documenten	De beëdigd vertaler  Een in Nederland gevestigde notaris

Naast de instanties of organisaties genoemd in deze tabel mag u ook documenten laten waarmerken door andere instanties of organisaties  (bijvoorbeeld een ministerie) die daarvoor bevoegd zijn in het land waar u uw diploma heeft behaald. Welke dit zijn, kunt u nagaan bij uw land van diplomering. 

Vertalingen

• documenten in een andere taal dan Nederlands of Engels moeten worden vertaald;
• u stuurt het document in de oorspronkelijke taal én de originele vertaling op;
• de vertaling moet gebeuren door een beëdigd vertaler. De vertaler voorziet de vertaling van een waarmerk.

Kopie van de vertaling?

Wilt u een kopie van de originele vertaling aanleveren, dan moet u deze laten waarmerken. In de tabel op deze pagina ziet u wie een vertaling mag waarmerken.

Belangrijk om te weten

• Wij raden u dringend aan geen originele documenten op te sturen maar gewaarmerkte kopieen. Documenten raken helaas regelmatig kwijt in de post.
• Wilt u toch een origineel document sturen, dan is dit op eigen risico.
• Originelen en/of gewaarmerkte kopieën worden eenmalig per aangetekende post retour naar u gestuurd. Mochten deze documenten bij ons retour komen, dan worden deze naar een centraal archief gebracht en is ophalen alleen nog op afspraak mogelijk.
• Een vertaler kan alleen vertalingen of kopieen van vertalingen waarmerken. De vertaler kan nooit het originele document waarmerken.