Documenten waarmerken en vertalen

Wat is een waarmerk?

Een waarmerk is een teken van echtheid of geldigheid. Een gewaarmerkte kopie toont aan dat de kopie hetzelfde is als het origineel. Alleen dan is een kopie een geldig bewijsstuk.

Gewaarmerkt papieren document?

Dit kan zijn:

• Een origineel document met waarmerkstempel en handtekening van de instantie die het document uitgeeft (bijv. een diploma).

• Een kopie van het origineel met stempel en handtekening  door een instantie of organisatie die dat mag doen.

Let op! Een apostille toont alleen aan dat een handtekening echt is, niet dat de inhoud klopt. Daarom wordt een apostille niet geaccepteerd.

Digitaal gewaarmerkt?

Dit is een digitaal document met een code (bijv. een QR-code) waarmee de echtheid rechstreeks gecontroleerd kan worden bij de instantie die het document heeft uitgegeven.

Let op: Andere vormen van digitale controles worden niet geaccepteerd. Als er geen geldige code op staat, moet het originele document of een gewaarmerkte papieren kopie per post worden gestuurd.

Waar kunt u terecht voor het waarmerken van (kopieën van) documenten?

Dit kan per document verschillen. In onderstaande tabel is per document soort aangegeven waar u terecht kunt voor het waarmerken. Goed om te weten; sommige opleidingen of universiteiten geven bij het originele diploma direct een aantal gewaarmerkte kopieën. Deze zijn geschikt als bewijsstuk bij uw erkenningsaanvraag.

Overzicht wie mag welke documenten waarmerken

Soort document	Waar waarmerken?
Paspoort	Afdeling burgerzaken/gemeente van het land waarvan het paspoort afkomstig is Een in Nederland gevestigde notaris
Diploma en vakkenoverzicht	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd. Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Opleidingsprogramma	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Bevoegdheidsverklaring	Autoriteit waar de registratie heeft plaatsgevonden Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Verblijfsdocument	IND-loket Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Werkgeversverklaring	Werkgever kan het originele document afgeven Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Specialismen/vervolgopleidingen	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Cursussen/trainingen	Opleidingsinstelling waar de opleiding is gevolgd Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris
Vertalingen van documenten	De beëdigd vertaler  Een in Nederland of in een andere EER-lidstaat gevestigde notaris

Naast de instanties of organisaties genoemd in deze tabel mag u ook documenten laten waarmerken door andere instanties of organisaties  (bijvoorbeeld een ministerie) die daarvoor bevoegd zijn in het land waar u uw diploma heeft behaald. Welke dit zijn, kunt u nagaan bij uw land van diplomering. 

Vertalingen

• documenten in een andere taal dan Nederlands of Engels moeten worden vertaald;
• u stuurt het document in de oorspronkelijke taal én de originele vertaling op;
• de vertaling moet gebeuren door een beëdigd vertaler. De vertaler voorziet de vertaling van een waarmerk.

Kopie van de vertaling?

Wilt u een kopie van de originele vertaling aanleveren, dan moet u deze laten waarmerken. In de tabel op deze pagina ziet u wie een vertaling mag waarmerken.

Belangrijk om te weten

• Wij raden u dringend aan geen originele documenten op te sturen maar gewaarmerkte kopieen. Documenten raken helaas regelmatig kwijt in de post.
• Wilt u toch een origineel document sturen, dan is dit op eigen risico.
• Originelen en/of gewaarmerkte kopieën worden eenmalig per aangetekende post retour naar u gestuurd. Mochten deze documenten bij ons retour komen, dan worden deze naar een centraal archief gebracht en is ophalen alleen nog op afspraak mogelijk.
• Een vertaler kan alleen vertalingen of kopieen van vertalingen waarmerken. De vertaler kan nooit het originele document waarmerken.